Mes 5 principes clés pour une organisation au service de ma réussite

Je t'explique ce que j'ai mis en place pour une organisation qui me soutienne et me permette de tout concilier : de l'impact ET du temps en famille ET du temps perso ET des client(e)s reboostés ET mon autonomie financière ET de la joie ET de la sérénité.

Je ne te parle pas d'outils, pas de méthodes, mais de principes !

J'en ai défini 5 principaux. Je suis heureuse de les partager avec toi en espérant que cela t'inspire pour que tu définisses à ton tour tes principes d'organisation.

Si tu te rappelles, dans l’article « Ma méthode en 10 étapes pour construire ta feuille de route pour la nouvelle saison« , je faisais mon bilan des 3 premiers mois de l’année, et j’écrivais mes trois « peines » :

– Mon organisation : je travaille sur 4 jours, et je n’arrive pas toujours à réaliser ce que j’ai prévu en début de semaine.

– Ma dispersion : je dois me poser des limites pour ne pas me disperser d’un sujet à un autre (ah ah le bonheur des Réseaux Sociaux).

– Toujours ma tendance à faire beaucoup lorsque je pourrai faire moins et plus simple (je m’améliore !)

Avec l’énergie du printemps, j’ai donc voulu tester une nouvelle organisation.

Entre nous, c’est pas la première fois que j’essaie de mettre des choses en place niveau organisation, mais là, j’ai vraiment fait cela sérieusement.

Je ne sais pas si tu sais…

J’ai 2 activités professionnelles :

– J’accompagne des collectifs/équipes à retrouver le sens et le plaisir à travailler ensemble, au service de leur démarche de transition écologique et d’écoresponsabilité ;

– J’accompagne les femmes entrepreneures et engagées à (re)trouver de l’élan dans leur aventure entrepreneuriale.

Et un autre projet passion du moment : mon podcast Vie(s) de FÉES et le groupe fermé Facebook associé Vie(s) de FÉES, un podcast, une communauté.

Et puis je suis maman d’un jeune enfant, et on a choisi avec mon conjoint d’avoir beaucoup de temps de qualité en famille : des longs petits déj, des déjeuners cuisinés maison, des longues fins de journées, des week-ends de 3 jours, des semaines en vadrouille. [Je pourrai aussi te dire que je suis une grande sportive et une passionnée de danse et que je m’implique dans plein d’associations et que je ne rate aucune conférence ou rencontre sur les sujets qui me passionnent… mais ça c’était …. avant bébé !]

Tout ça, c’est génial, mais ça me laisse grosso-modo 4 journées de 6h pour bosser ! [je me rapproche pas à pas de la semaine de 4 h* 😉]

Pendant longtemps, j’ai voulu faire rentrer PLEIN de choses dans ces … 24 h (Whaaaaat ?! ça représente seulement 1 journée de 24 h !) et j’ai mis beaucoup beaucoup mais alors beaucoup de temps à comprendre que cela ne marchait pas !

Résultats :

– Je ne finissais jamais TOUT ce que j’avais prévu de faire dans la journée, et j’y pensais pendant la soirée en me demandant comment j’arriverai à m’éclipser entre le dîner et le coucher pour finir au moins un petit quelque chose de plus.

– Je ne finissais jamais TOUT ce que j’avais prévu de faire dans ma semaine, et _ tu devines…_ j’y pensais le vendredi, et le samedi, et le dimanche, en me demandant comment j’arriverai à m’éclipser pour finir au moins un petit quelque chose de plus pendant le week-end.

– J’étais pas au top niveau « Moment présent ».

– Je dormais mal.

J’ai voulu reprendre le pouvoir sur tout cela.

Mon intention était de mettre en place une organisation qui me permette de tout concilier : de l’impact ET du temps en famille ET du temps perso ET des client(e)s reboostés ET mon autonomie financière ET de la joie ET de la sérénité.

Et après 3 mois de « test & learn », je peux te dire que je suis contente du résultat ! 🙂

Alors, qu’est-ce qui s’est passé ? Principalement :

– J’ai cessé de chercher des outils pour m’aider à m’organiser.

– J’ai arrêté de me réfugier dans des techniques de productivité et de performance.

– Je me suis observée.

– J’ai exploré.

Et finalement, j’ai défini mes principes d’organisation. Ceux qui me soutiennent pour atteindre mes objectifs. Ceux qui me vont bien, qui sont faciles à retenir et que je m’engage à respecter .

J’en ai défini 5 principaux. Je suis heureuse de les partager avec toi en espérant que cela t’inspire pour que tu définisses à ton tour tes principes d’organisation.

Principe n° 1 : Ce que je fais pour le volet perso a la même valeur que ce que je fais pour le volet pro.

Il fut un temps, j’arrivais en retard à mes cours de danse, à mes rendez-vous entre amis, alors qu’il ne me serait jamais venu à l’idée d’arriver en retard à un rendez-vous pro ! cherchez l’erreur…

Ce qui veut dire concrètement : 

– Je fais de la place dans mon agenda et mon plan de travail pour ce qui est essentiel pour moi …

Ainsi, je prends un « rendez-vous avec moi-même » pour mes temps de sport, mes temps de loisirs, mes temps de soin, mais aussi de famille.

– Je respecte mes rendez-vous pris avec moi-même (sport, loisirs, santé, sommeil) et avec ma famille ou mes amis.

Principe n°2 : Un temps pour tout, et chaque chose a son temps

Je m’appuie sur trois outils puissants pour appliquer ce principe tout en prenant soin de moi :

– Ma feuille de route trimestrielle

– Ma chronobiologie : c’est mon rythme biologique qui détermine à quel moment de la journée j’ai le plus d’énergie, et la nature d’énergie que j’ai (me concentrer, être studieuse, ou rencontrer).

– Mon cycle féminin (je ne fais pas les mêmes activités selon la phase de mon cycle dans laquelle je suis).

Ce qui veut dire concrètement :

– A chaque semaine et à chaque mois, ses « hots» sujets : c’est ma feuille de route trimestrielle qui m’aide à poser cela en amont. Je mets le reste de côté, pour un prochain trimestre.

– En début de semaine, je planifie jour après jour mes activités : d’abord je place mes « essentiels » (cf. volets perso et famille), puis, dans les créneaux qu’il me reste, les actions et activités qui me permettent de créer de l’impact et de me rapprocher de mes objectifs.

– J’organise mes journées selon ma chronobiologie, ce qui donne :

– Je réserve les matinées à des tâches « sérieuses » qui demandent de 2h à 3h de production et donc de concentration ou à mes rendez-vous clientèles.

-Les débuts d’aprem (14h-16h) je papillonne, je rencontre (des partenaires, les femmes que j’interviewe pour le podcast, des personnes inspirantes), je réalise mes interviews, ou je fais mes rendez-vous perso (coiffeur, médecin).

– Le créneau 16h-18h, je le dédie de nouveau pour des activités où je suis en solo devant mon ordi.

– Je réserve des créneaux précis pour des tâches pro clés (ex : écrire une newsletter, faire un montage vidéo, préparer un livrable client, interagir ou poster sur les réseaux sociaux) qui me demandent de la concentration et du focus, et je les affiche dans mon agenda pour ne pas être tentée de remplir tous les créneaux qui s’affichent vides.

– Je place dans mon agenda « un sas de respiration » de 2h hebdomadaire qui me permettra d’accueillir les surprises de la vie, ou de profiter d’un temps de respiration, ou de bouger les lignes si besoin.

– En début de journée, je détermine quelle est la tâche essentielle que je dois réaliser au cours de la journée, soit parce qu’elle me rapproche de mes objectifs, soit parce qu’elle m’apportera sérénité et tranquilité. Et je travaille dessus en début de journée.

– Je détermine pour chaque nouvelle opération/action à réaliser qui entre dans mon flux, un délai de réalisation réaliste. Et je m’y tiens !

Principe n°3 : Je dis Stop ! aux parasites.

J’appelle cela des parasites, je pourrai dire aussi les « tueurs de temps ».

Depuis que j’ai connu l’ennui au bureau (le « bore-out« ), et vu que je travaille vite, avec une tendance du last minute depuis toujours, j’ai développé une très forte tendance à …. me disperser. C’est très très compliqué pour moi de rester concentrée sur une même tache. Et je te parle même pas de ce qu’a généré l’arrivée des réseaux sociaux dans ma vie d’entrepreneure… L’enfer.

Or j’ai conscience que pour arriver à une puissance dans les idées, dans l’analyse, dans la réflexion, il est essentiel de rester concentrer plusieurs dizaines de minutes sur une même activité. (rappelle-toi des 4h de dissert’ le samedi matin… et les textes de ouf que tu arrivais à écrire).

Bref, rester FOCUS est mon gros challenge du moment, pour gagner en efficience (i.e. les moyens mis en oeuvre pour atteindre les résultats visés). Et donc pour le coup, je me suis vraiment disciplinée. Je te laisse découvrir par toi-même.

Ce qui veut dire concrètement :

– J’ai un VIDE-TÊTE pour me vider la tête des sujets et des idées qui tournent dans ma tête. Concrètement, j’utilise deux outils :

– Une feuille de papier qui est positionnée à côté de mon ordi.

Cela peut paraître simple, mais cette technique simplissime a changé ma vie. Si des idées ou des pensées surgissent pendant que je travaille sur l’ordi, je les note sur cette feuille. Cela m’évite de sortir de mon travail, en ouvrant par exemple un autre fichier, Evernote ou ma boite mail pour noter, ou pire pour faire la tâche directement. En fin de journée, je classe mes notes dans l’outil Evernote ou je les note en action à faire directement dans mon agenda, sur le créneau qui convient.

Ainsi par exemple Si je pense à une nouvelle idée d’article, je note l’idée sur la feuille, et en fin de journée, cette idée devient directement une « carte – article à rédiger » dans mon outil de gestion de projet Trello

– Un fichier de type tableur pour y recenser « mes boucles », c’est à dire tout ce qui tourne en boucle dans ma tête.

Cela me permet de tout poser à plat et de ne plus avoir de pensées qui me parasitent. Je les ai sorties de ma tête. Ça a déjà l’énorme mérite de faire baisser le niveau de tension. Et à tête reposée, je trouve la première action à poser pour boucler la boucle, si ça ne tient qu’à moi ou si j’ai besoin de solliciter quelqu’un, si j’ai besoin d’internet, du tél, ou de l’ordi. Ainsi, dès que j’ai un moment, je peux ressortir ce fichier et faire avancer la résolution de mes boucles par « série » (je t’en reparle plus bas).

– Je n’ouvre pas les mails en début de journée pour ne pas me disperser et sortir de mes priorités de la journée.

– Je prends connaissance de mes emails 2 fois par jour. 

– Si la réponse me prend moins de 2 minutes, je réponds.

– Sinon, je classe l’email pour le ressortir au bon moment, selon la tâche à réaliser.

– J’ai coupé toutes mes notifications mails / applications / réseaux sociaux qui pourraient me détourner de ma tâche en cours. (voir principe n°4 aussi).

Principe n°4 : Je suis disponible quand je le décide.

Tu vas voir, c’est en lien avec le principe précédent, mais le respecter peut être plus délicat car cela traite des relations avec autrui.

Ce qui veut dire concrètement :

– Le matin, je ne prends que les appels que j’attends car je dédie le matin à de la « production » (écriture d’articles, du podcast, des workbooks pour mes clientes, élaboration des livrables clients), activités pour lesquelles j’ai besoin de concentration pour respecter les délais que je me suis fixés.

– J’ai informé les personnes qui ont l’habitude de m’appeler le matin que je reçois les appels uniquement l’après-midi. (coucou maman 😉)

– Je ne dis pas oui de façon spontanée à toute proposition de rencontres et de rendez-vous. Notamment, je peux accepter l’idée tout en proposant un créneau qui me convienne parfaitement par rapport à mon rythme et à mes cycles d’énergie (ma chronobiologie).

– J’ai coupé toutes mes notifications/mails / applications / réseaux sociaux : je mets le nez dedans lorsque c’est le bon moment pour moi.

– J’utilise youcanbook.me pour faciliter la prise de rendez-vous : les personnes ont accès à mon agenda dans lequel j’ai ouvert mes créneaux de rendez-vous préférés.

– Je fixe des rendez-vous pour mes conversations téléphoniques, comme cela je les aborde en m’y étant préparée et donc de façon plus efficace.

– Mes rendez-vous ont toujours une heure de début…. et une heure de fin.

Et un bonus (très puissant) pour la route :

– Les urgences des autres ne sont (a priori) pas mes urgences.

Et donc :

Je ne plonge pas tête baissée en mode « sauveur »

Je respire, face aux « asap« , « immédiatement », « c’est urgent ».

Je demande à repréciser le caractère urgent de la demande. (souvent, c’est pour dans 5 jours !)

En fonction, j’utilise mon « sas de tranquilité » fixé dans mon agenda pour faire la tâche demandée.

Principe n°5 : A partir de 1, j’adopte la loi des séries

Dès que j’ai une action à réaliser, j’identifie les actions que je vais pouvoir regrouper pour créer une « série », soit parce qu’elles reviennent de façon cyclique (par ex : déclaration URSSAF 1 fois par trimestre), soient parce qu’il y a un quelconque sens à les regrouper, soit parce qu’elles sont de même nature de réalisation (ex: passer un coup de téléphone), soit parce qu’elles requièrent la même mobilisation mentale.

Ce qui veut dire concrètement :

– Je planifie dans mon agenda en 1 seule fois tout ce qui revient de façon cyclique. Je n’aurai ainsi pas à y repenser.

– Je traite mes « boucles » (voir principe n°3) par paquet de même nature d’opérations

Ainsi, par exemple :

Je vais prendre le tél. et appeler tout ceux avec qui je prévois de prendre rendez-vous : le coiffeur, le dentiste, ma thérapeute énergéticienne … bref tous les appels qui ne devraient me prendre que 5 min.

Ou je vais procéder aux virements pour payer mes prestataires, dans une même foulée.

Dès que je suis sur un site internet spécifique (ex : la banque), j’effectue toutes les opérations « en suspens » pour lesquelles j’ai besoin de passer par ce site, pour ne pas avoir à fermer, rouvrir, fermer, rouvrir… le même site dans le courant de la même semaine.

– Je regroupe des activités qui sollicitent la même mobilisation mentale. 

– Par exemple, lorsque je fais une interview pour le podcast, je me réserve un créneau pour écrire juste après l’intro et la conclusion de mon interview. Cela me demanderait trop d’énergie et de temps si je devais me replonger dans le sujet plusieurs jours après l’interview.

– Après une rencontre, je me réserve un créneau pour noter tout ce que cette rencontre m’a inspirée.

 

Voilà, voilà, je vais m’arrêter là, je pense avoir déjà fait un bon tour du sujet !

Je dédie cet article à ma cliente Anne-Charlotte qui m’a donné l’élan de poser par écrit mes principes d’organisation et de les partager avec toi aussi.

J’espère que tu as tiré des idées, de l’inspiration, des déclics ? …

Je t’invite vraiment maintenant à te poser, et à faire l’exercice de définir tes principes d’organisation actuels, et/ou ceux que tu aimerais mettre en place,

puis d’explorer,

puis de tester,

puis de t’observer

puis de me raconter comment cela se passe pour toi.

 

 

Le volet de l’organisation est un volet que je travaille avec mes clientes, dans les accompagnements individuels et dans les accompagnements collectifs (le Cercle des FÉES). Si tu veux plus d’infos, envoie-moi un mail : Blandine@inside-up.com et je te recontacterai pour échanger avec toi.

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